กิจกรรม 5 ส คืออะไร? วิธีปฏิบัติจริงแบบ Step by Step เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร
5ส คือเครื่องมือสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อย ประกอบด้วย สะสาง-สะดวก-สะอาด-สุขลักษณะ-สร้างนิสัย มีวัตถุประสงค์หลัก ๆ เพื่อลดต้นทุนและการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 5 ส เป็นเครื่องมือพื้นฐานที่สามารถประยุกต์ใช้ได้กับทุกสถานที่ ไม่ว่าจะเป็นออฟฟิศ โรงงาน หน่วยงานราชการ โรงพยาบาล หรือแม้กระทั่งห้องนอนของตัวเอง
องค์ประกอบและรายละเอียดของ 5 ส.
5 ส. หรือ 5S เป็นหลักการที่ทุกองค์กรนำมาประยุกต์ใช้เป็นเรื่องปกติ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และประสบความสำเร็จตามเป้าหมายต่อไป โดยมีรายละเอียดดังนี้:
- ส – สะสาง (Seiri หรือ Sort): เริ่มต้นแยกสิ่งที่ต้องการจัดระเบียบให้ชัดเจนระหว่าง “สิ่งจำเป็น” และ “สิ่งไม่จำเป็น” หรือแยกสิ่งต่าง ๆ ให้อยู่เป็นหมวดหมู่ชัดเจนว่าเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือไม่ และขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไปจากพื้นที่ที่รับผิดชอบ
- ส – สะดวก (Seiton หรือ Set in Order): คือการนำสิ่งที่สะสางมาจัดวางอย่างเป็นระเบียบ โดยคำนึงถึงกระบวนการใช้งานและความปลอดภัย หรือการนำมาวางในพื้นที่ที่หยิบใช้งานง่าย
- ส – สะอาด (Seiso หรือ Shine): คือการทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถู เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้น่ารื่นรมย์และน่าทำงาน และช่วยให้สังเกตเห็นความผิดปกติของอุปกรณ์ในการทำงานและข้อบกพร่องต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว
- ส – สุขลักษณะ (Seiketsu หรือ Standardize): คือการรักษาสุขลักษณะในที่ทำงานอย่างสม่ำเสมอ โดยการปฏิบัติตามหลัก 3 ส. แรก (สะสาง, สะดวก, สะอาด) ให้เป็นกิจวัตรเพื่อรักษาสุขลักษณะภายในองค์กร
- ส – สร้างนิสัย (Shitsuke หรือ Sustain): คือการปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจนเกิดจิตสำนึก หรือเกิดความเคยชินเป็นนิสัย เพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กรในการทำไคเซ็นเพื่อกำจัดมุดะ (ความสูญเปล่า)
ตารางสรุปหลักการ 5ส
| หลักการ 5ส | ภาษาญี่ปุ่น (ตัวย่อ) | ความหมายและแนวทางปฏิบัติ |
|---|---|---|
| ส. 1 สะสาง | Seiri (Sort) | แยกของที่จำเป็นและไม่จำเป็นออกจากกัน แล้วทิ้งของที่ไม่จำเป็น |
| ส. 2 สะดวก | Seiton (Set in Order) | จัดวางของให้เป็นระเบียบ หยิบใช้งานง่ายและปลอดภัย |
| ส. 3 สะอาด | Seiso (Shine) | ทำความสะอาดอุปกรณ์และสถานที่ ตรวจเช็คความบกพร่อง |
| ส. 4 สุขลักษณะ | Seiketsu (Standardize) | รักษามาตรฐาน 3 ส แรกให้คงอยู่เสมอและถูกสุขลักษณะ |
| ส. 5 สร้างนิสัย | Shitsuke (Sustain) | ปฏิบัติให้เป็นนิสัยและมีระเบียบวินัยอย่างต่อเนื่อง |
ประโยชน์และความสำคัญของกิจกรรม 5 ส.
การปรับปรุงสภาพแวดล้อมที่ทำงานเป็นวิธีพัฒนาการทำงานโดยรวมอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้:
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต (Quality, Cost, Delivery)
- เพิ่มพื้นที่การทำงาน และลดพื้นที่จัดเก็บ
- ลดอุบัติเหตุและความเสี่ยงในการทำงาน และยกระดับความปลอดภัยให้มากขึ้น
- ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้ออุปกรณ์เกินความจำเป็น และลดการสูญหายของอุปกรณ์และเอกสารต่าง ๆ
- สร้างความสามัคคีแก่พนักงานในการทำงานเป็นทีม และสร้างความประทับใจให้แก่คนอื่นที่เข้ามาในพื้นที่
จุดที่ควรดำเนินการสะสางและจัดระเบียบ
เพื่อให้กิจกรรม 5ส เกิดผลลัพธ์ที่ชัดเจน ควรเริ่มลงมือปฏิบัติในจุดต่าง ๆ ดังต่อไปนี้:
- บนโต๊ะทำงาน และลิ้นชักโต๊ะทำงานของแต่ละคน
- ตู้เก็บเอกสาร, ตู้เก็บของ และชั้นวางของ
- บริเวณรอบโต๊ะทำงาน และห้องเก็บของ
- มุมอับต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกที่ทำงาน
- พื้นของสถานที่ทำงาน รวมทั้งฝ้าเพดาน
สรุปหลักการของ 5 ส. ที่ชัดเจนมากคือ “มีพื้นที่สำหรับทุกสิ่ง และมีทุกสิ่งภายในพื้นที่” ซึ่งเป็นก้าวแรกที่จะวางรากฐานให้องค์กรของคุณมีระบบระเบียบที่ชัดเจน
